Transformation Digitale

La transition numérique vise à simplifier, accélérer et dématérialiser un grand nombre de processus dans le monde des entreprises.
La facturation électronique est une méthode de plus en plus répandue pour émettre des factures de manière rapide, efficace et respectueuse de l'environnement. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures électroniques sont générées, envoyées et stockées sous forme numérique. Cette approche offre plusieurs avantages essentiels pour les petites entreprises.
Obligations, enjeux, outils, découvrez au travers de ce dossier ce qu’il y a connaître autour de la facturation dématérialisée afin de l’adopter aisément.

L'Entrepreneur du Mois : Sarah

Prénom : Sarah  
Profession : Fondatrice d'une petite entreprise de conseil en communication  
Effectif : 5 employés  
CA annuel : 300 000€  
Année de création : 2019

Sarah a lancé son entreprise de conseil en communication en 2019, avec une passion pour la création de contenus de qualité. Elle a réussi à développer une clientèle fidèle, mais elle a rapidement été confrontée aux défis de la gestion financière, en particulier en ce qui concerne la facturation.

Elle était consciente du besoin de moderniser son processus de facturation, car le traitement des factures papier devenait fastidieux et source d'erreurs. Elle a sollicité son expert-comptable qui lui a exposé les raisons de passer à ce nouveau système de facturation.

1 - Une loi qui évolue sur la facturation pour les entreprises

La facturation électronique est une méthode de plus en plus répandue pour émettre des factures de manière rapide, efficace et respectueuse de l'environnement. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures électroniques sont générées, envoyées et stockées sous forme numérique. 

Quelles différences entre la facture standard et électronique ? 

La facture électronique n’est pas simplement une facture envoyée au format PDF. La facture électronique apporte son lot d’optimisations et répond à des attentes sur les points suivants :  

• L’édition : La facture numérique peut être éditée à l’aide de logiciels dédiés intégrant toutes les normes et mentions requises. Ce qui est moins contraignant et plus sûr que l’édition papier. De plus l’édition via des logiciels de facturation électronique comme Libeo ou Axonaut permet de sceller et d’horodater les documents afin de les sécuriser et garantir leur authenticité.
• L’émission : Transmettre ou recevoir des factures électroniques permet une traçabilité de l’envoi et un suivi de l’état des factures.
• Le stockage : La législation incite à ce que les factures soient stockées en lieu sûr et accessible pour des raisons de sécurité et de simplification de contrôle. Une facture électronique pourra être stockée dans un cloud, sur un logiciel ou un appareil dédié, cela facilite la recherche, la gestion et l'archivage. Il est intéressant de se tourner vers des organismes de stockages certifiés qui assurent également la traçabilité des éléments comme L’identité numérique de La Poste.

Lorsque des factures émises sur ordinateur ne respectent pas les normes de conservation et de traçabilité propres aux factures électroniques, il est nécessaire d'ajouter un document appelé PAF (Piste d'Audit Fiable), qui assure la fiabilité de l'audit en garantissant la trace et l'intégrité des informations associées à ces factures.

Cette réglementation visera à simplifier les échanges entre entreprises, d'optimiser le suivi et la déclaration fiscale.
Il est donc important pour les TPE PME d’anticiper cette nouvelle norme afin d’être en règles lors de la date d’entrée en vigueur de cette réglementation.

2 - Économiser du temps et de l’argent

La facturation électronique permet d'économiser considérablement sur les coûts de traitement des factures par rapport aux méthodes papier. 
Une étude de Billentis, a révélé que les coûts de traitement d'une facture papier sont en moyenne de 15 à 20 euros, tandis que les coûts de traitement d'une facture électronique sont d'environ 3 à 5 euros. 
Le fait d’envoyer instantanément les factures à ses prestataires permet de percevoir des paiements plus rapides car la réception de facture n’est plus tributaire des aléas de temps et délivrance des envois postaux. 

En outre, l'envoi électronique des factures permet de les faire parvenir instantanément aux clients.
Plus besoin de les imprimer, de les envoyer par courrier postal et d'attendre plusieurs jours pour que le paiement soit reçu.

3 - Réduction des erreurs et meilleure traçabilité

Les factures électroniques minimisent les erreurs potentielles, car les calculs sont automatisés, et les informations sont tirées des données de l'entreprise. Cela signifie que les erreurs humaines sont réduites au minimum, et il est plus facile de détecter et de corriger les problèmes.

La traçabilité est également un atout majeur. Sarah peut facilement retrouver une facture électronique en quelques secondes grâce à une simple recherche dans son logiciel de gestion financière. Cela simplifie la gestion des comptes clients et la résolution de litiges potentiels.

D’ici 2026 des organismes seront sélectionnés par le gouvernement pour proposer leurs outils de transmission de factures entre entreprises soumises à TVA, certaines proposeront d'aller jusqu'à la proposition de l'enregistrement comptable correspondant. Toutes devront permettre de savoir où en est l'acceptation de facture par le destinataire.

En attendant, de nombreux outils en ligne sont déjà disponibles afin de se familiariser avec cette pratique comme: 

• Axonaut
• Obat
• Sellsy
• Evoliz
• Sinao

4 - Impact écologique positif

Outre les avantages pratiques, la facturation électronique contribue à réduire l'empreinte carbone. 

Formation et Accompagnement

L’expert comptable de Sarah a pu l’orienter vers la plateforme de facturation électronique la plus en adéquation avec son activité. Il l’a également accompagné dans cette transition pour s’assurer de la conformité de cette mise en place.
Il restera aux côtés de Sarah pour piloter avec elle le reporting des facturations avec la synchronisation d’un outil de caisse adéquat pour enregistrer la TVA.
Sarah est rassurée de pouvoir compter sur son expert-comptable pour cette partie très technique et en pleine évolution de son activité.